📚 Hilfe zu Pit-Kalendar
Leitfaden für Anfänger und häufig gestellte Fragen
📖 Inhaltsverzeichnis
1. Einführung zu Pit-Kalendar
Pit-Kalendar ist ein Verwaltungssystem für mobile Klassenzimmer. Es hilft Ihnen, den Überblick zu behalten über:
- 📦 Welche Klassenzimmer verfügbar sind
- 📅 Wo und wann Klassenzimmer eingesetzt werden
- ✅ Qualitätsprüfungen (Checklisten) vor dem Versand
- 🚚 Versand- und Abholdaten verwalten
- 📊 Verfügbarkeitsvorhersagen für Planungen
2. Benutzerrollen & Zugriff
Öffentliche Benutzer (Anmeldung nicht erforderlich)
✓ Können sehen: Startseite und einzelne Klassenzimmer-Details
✗ Können nicht: Management-Funktionen nutzen
Angemeldete Benutzer (mit Login)
✓ Können sehen: Ihr Profil, Passwort ändern
✗ Können nicht: Management-Funktionen ohne Staff-Status
Staff-Benutzer (Verwaltung)
✓ Haben vollständigen Zugriff auf:
- Dashboard und Kalender
- Klassenzimmer verwalten
- Einsätze planen
- Checklisten ausfüllen und exportieren
- Verfügbarkeitsprognosen
3. Hauptseiten Übersicht (für Staff)
🏠 Dashboard
Die Zentrale Anlaufstelle für Administratoren. Zeigt:
- Verfügbarkeitschart: Wie viele Klassenzimmer sind wann verfügbar? (nächste 26 Wochen)
- Status-Übersicht: Pie-Chart aller Klassenzimmer-Status
- Versand-Alerts: Deployments die in nächsten 14 Tagen versendet werden
- Abholung-Alerts: Deployments die diese Woche abgeholt werden
- Gesperrte Klassenzimmer: Defekte oder nicht verfügbare Räume mit Grund
📅 Kalender
Sehen Sie alle Einsätze monatlich übersichtlich:
- Aktive Deployments (blau: "Im Einsatz")
- Versand- und Abholdaten
- Farbcodierung zeigt Status
- Navigieren Sie zwischen Monaten
📋 Klassenzimmer
Verwalten Sie alle verfügbaren Klassenzimmer:
- Neue Klassenzimmer hinzufügen
- Informationen bearbeiten
- Status ändern (auf_lager, versandfertig, etc.)
- Bemerkungen zu Problemen hinzufügen
🚚 Einsätze (Deployments)
Planen Sie, wo und wann Klassenzimmer eingesetzt werden:
- Neue Einsätze erstellen
- Versand- und Abholdaten festlegen
- System prüft automatisch auf Zeitkonflikte
- Klassenzimmer-Vorschlag (System empfiehlt beste Wahl)
✅ Checklisten
Qualitätsprüfungen vor dem Versand:
- Füllen Sie Checklisten für jedes Klassenzimmer aus
- Verschiedene Fragentypen: Ja/Nein, Zahlen, Mehrfachauswahl
- Wenn ALLE Checklisten fertig: Status automatisch auf "versandfertig"
- Exportieren Sie Checklisten als PDF
📊 Abgeschlossene Checklisten
Archiv und Export von durchgeführten Prüfungen:
- Filtern nach Datum und Klassenzimmer
- Detaillierte PDFs mit allen Antworten exportieren
- Mehrere Checklisten zusammen als PDF exportieren
- PDFs per E-Mail versenden
👥 Adressen
Speichern Sie Trainings- und Lagerorte:
- Schulungszentren, Filialen, andere Lagerorte
- Kontaktinformationen für Versand
- Markieren Sie Orte als aktiv/inaktiv
4. Classroom-Status erklärt
Jedes Klassenzimmer hat einen Status, der seinen aktuellen Zustand anzeigt:
auf_lager – Auf Lager (Verfügbar)
Bedeutung: Klassenzimmer ist im Lager/Warehouse, bereit für Checklisten oder Versand.
Was Sie tun können: Ausfüllen von Checklisten, in neue Einsätze planen.
versandfertig – Versandfertig (Bereit zum Versand)
Bedeutung: Alle Qualitätsprüfungen sind abgeschlossen, Klassenzimmer ist bereit zu versendet zu werden.
Was Sie tun können: Dieses Klassenzimmer kann sofort versendet werden.
versand_geplant – Versand geplant
Bedeutung: Ein Einsatz wurde für dieses Klassenzimmer geplant, es wird bald versendet.
Was Sie tun können: Warten auf Versanddatum, dann markieren als "versendet".
an_standort – An Standort (Im Einsatz)
Bedeutung: Klassenzimmer ist gerade beim Kunden / im Einsatz.
Was Sie tun können: Warten auf Abholdatum, dann markieren als "zurückgekommen".
gesperrt – Gesperrt (Nicht verfügbar)
Bedeutung: Klassenzimmer ist defekt, in Reparatur oder nicht verfügbar.
Was Sie tun können: Fügen Sie eine Bemerkung hinzu (z.B. "Bildschirm kaputt"). Wird bei Einsatzplanung ignoriert.
Status-Ablauf
5. Wichtigste Workflows (Step-by-Step)
🎯 Workflow 1: Neuen Einsatz planen
- Einsatzstart (z.B. 20.02.2026)
- Einsatzende (z.B. 30.03.2026)
- Ort (Trainings- oder Lagerstätte)
- Versanddatum (wann der Kurs startet, z.B. 27.02.2026)
- Abholdatum (wann Klassenzimmer zurückkommt, z.B. später festlegen)
- System schlägt beste verfügbare Klassenzimmer vor (HP bevorzugt, dann AC)
- Sie können manuell ein anderes wählen oder die Empfehlung akzeptieren
- Zeitkonflikte mit anderen Einsätzen
- 7-Tage Puffer nach letztem Abholdatum
- Verfügbarkeit in diesem Zeitraum
✅ Workflow 2: Klassenzimmer versenden
📦 Workflow 3: Klassenzimmer abholen
☑️ Workflow 4: Checklisten ausfüllen
- Ja/Nein Fragen: Einfach Häkchen setzen
- Soll/Ist Felder: Zahlen eingeben (z.B. erwartete vs. tatsächliche Anzahl)
- Mehrfachauswahl: Mehrere Optionen können gewählt werden
6. Glossar / Definitionen
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Klassenzimmer | Mobile Lehr- und Trainingseinheit (AC oder HP Typ), die verwaltet wird. |
| AC | Airconditioned (Klimaanlage) Klassenzimmer Typ |
| HP | Heat Pump Klassenzimmer Typ (bevorzugt bei Einsatzplanung) |
| Einsatz / Deployment | Geplante Nutzung eines Klassenzimmers an einem Ort in einem bestimmten Zeitraum. |
| Versanddatum | Das Datum, wann das Klassenzimmer zum Kunden versendet wird. |
| Abholdatum | Das Datum, wann das Klassenzimmer vom Kunden zurück ins Lager kommt. |
| Standort | Trainings- oder Schulungszentrum, wo das Klassenzimmer eingesetzt wird. |
| Verfügbarkeit | Ob ein Klassenzimmer für einen neuen Einsatz geplant werden kann (zeitlich frei, nicht gesperrt). |
| 7-Tage Puffer | Mindestens 7 Tage müssen zwischen Rückkehr eines Klassenzimmers und dem nächsten Versand liegen (für Wartung/Reinigung). |
| Recovery-Phase | Die 7 Tage nach Rückkehr eines Klassenzimmers, in denen es sich noch im Lager befindet und nicht versendet werden kann. |
| Checkliste | Qualitätsprüfungs-Fragebogen, der vor dem Versand eines Klassenzimmers ausgefüllt wird. |
| Staff / Administrator | Benutzer mit vollständigen Verwaltungsrechten für das System. |
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
A: Das können Sie auf dem Dashboard sehen. Gehen Sie zu "Dashboard" und schauen Sie auf die Pie-Chart "Status-Übersicht". Sie sehen auch die Gesamtzahl oben.
A: Das ist automatisch! Gehen Sie zu "Einsätze" → "Neuen Einsatz erstellen". Geben Sie Einsatzstart und -ende ein. Das System schlägt automatisch verfügbare Klassenzimmer vor (beste Wahl zuerst).
A: Das Klassenzimmer ist defekt oder nicht verfügbar. Es kann nicht für neue Einsätze geplant werden. Klicken Sie auf das Klassenzimmer, um die Bemerkung zu sehen (warum es gesperrt ist).
A: Mögliche Gründe:
- Es hat einen Zeitkonflikt mit einem anderen Einsatz
- Es ist gerade im Einsatz (an_standort)
- Es ist gesperrt (defekt)
- Es ist weniger als 7 Tage seit der letzten Rückkehr (Recovery-Phase)
A: Nach der Rückkehr eines Klassenzimmers muss mindestens 1 Woche (7 Tage) vergehen, bevor es wieder versendet werden kann. Das gibt Zeit für Wartung und Qualitätsprüfungen.
A: Gehen Sie zu "Abgeschlossene Checklisten". Sie können:
- Einzelne Checkliste als PDF herunterladen (Button neben jeder Zeile)
- Mehrere Checklisten auswählen und als Bulk-PDF exportieren
- PDF per E-Mail versenden
A:
- ↔️ "auf_lager" → "versandfertig": Nach Ausfüllen aller Checklisten
- ↔️ "versandfertig" → "versand_geplant": Wenn ein neuer Einsatz geplant wird
- ↔️ "versand_geplant" → "an_standort": Wenn Sie im Dashboard "Erledigt" klicken
- ↔️ "an_standort" → "auf_lager": Wenn Sie im Dashboard "Zurückgekommen" klicken
A: Ja! Gehen Sie zu "Einsätze" und klicken Sie auf den Einsatz. Sie können:
- Bearbeiten (Klick auf Stiftsymbol)
- Löschen (Klick auf Papierkorb)
A: Gehen Sie zu "Adressen" → "Neue Adresse". Füllen Sie aus:
- Name (z.B. "Schulungszentrum München")
- Typ (Trainings- oder Lagerzentrum)
- Adressdaten
- Kontaktinformationen
A: Kontaktieren Sie Ihren Administrator. Sie müssen Staff-Status (is_staff=True) haben, um Admin-Funktionen zu nutzen.
8. Tipps & Best Practices
📊 Dashboard nutzen
Schauen Sie sich jeden Morgen das Dashboard an. Die "Verfügbarkeitsprognose" zeigt Ihnen für die nächsten 26 Wochen, wie viele Klassenzimmer verfügbar sind. So können Sie Kundenanfragen besser planen!
Das Dashboard zeigt:
- Versand-Tab: Welche Klassenzimmer in den nächsten 14 Tagen versendet werden
- Abholung-Tab: Welche diese Woche abgeholt werden
🎯 Einsätze planen
Die Verfügbarkeitsvorhersage berücksichtigt diese Daten. Wenn Sie sie festlegen, sehen Sie automatisch, welche anderen Klassenzimmer nicht verfügbar sind!
Das System schlägt das beste verfügbare Klassenzimmer vor. Es bevorzugt HP vor AC. Sie können aber immer manuell wählen!
✅ Checklisten
Füllen Sie Checklisten aus, bevor ein neuer Einsatz geplant wird. So ist das Klassenzimmer direkt "versandfertig" und kann schnell versendet werden!
Exportieren Sie Checklisten regelmäßig als PDF und speichern Sie diese. Gut für Audits und Dokumentation!
⚠️ Häufige Fehler vermeiden
Ohne Versanddatum können Verfügbarkeitskonflikte nicht erkannt werden! Immer Versanddatum eingeben.
Das System prüft automatisch, ob zwischen Rückkehr und nächstem Versand mindestens 7 Tage liegen. Das ist wichtig für Wartung!
Wenn ein Klassenzimmer defekt ist, markieren Sie es als "gesperrt" UND fügen Sie eine Bemerkung hinzu. So wissen alle Bescheid!
🔐 Sicherheit & Datenschutz
Gehen Sie zu "Profil" → "Passwort ändern". Tun Sie dies regelmäßig für die Sicherheit!
Wenn Sie am gemeinsamen Computer arbeiten, klicken Sie immer "Abmelden", bevor Sie gehen!
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